Nhắc tới deadline, sinh viên trường F chắc chắn ai cũng ít nhất một lần rơi vào tình trạng "chạy deadline" trong vài đêm liên tiếp. Vậy làm sao để deadline trở thành động lực thay vì áp lực? Hãy cùng Cóc Biết khám phá những bí kíp quản lý deadline hiệu quả.

Phân chia deadline thông minh với quy tắc 4D

Quy tắc 4D (Do - Delegate - Defer - Delete) là một phương pháp quản lý công việc hiệu quả, giúp phân chia deadline thông minh. Theo quy tắc này, công việc được chia thành bốn nhóm: 

1. Do (Làm ngay): Nếu một nhiệm vụ quan trọng, cấp bách và chỉ mất ít thời gian để hoàn thành, hãy làm ngay lập tức.
2. Delegate (Giao việc): Nếu một công việc có thể được người khác làm tốt hơn hoặc không nhất thiết bạn phải làm, hãy giao nó cho người phù hợp.
3. Defer (Trì hoãn có kế hoạch): Nếu công việc quan trọng nhưng không cấp bách, hãy lên lịch thực hiện sau để tránh bị quá tải.
4. Delete (Loại bỏ): Nếu nhiệm vụ không quan trọng, không mang lại giá trị hoặc chỉ làm mất thời gian, hãy mạnh dạn loại bỏ

Việc áp dụng 4D giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất, giảm căng thẳng và nâng cao kỹ năng tổ chức. Nhờ đó, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn, tránh bị quá tải và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.

Bạn Kiều Hoàng Mạnh Khang (sinh viên kỳ K18 Công nghệ thông tin, Trường ĐH FPT campus Cần Thơ chia sẻ: "Trước đây, mình thường chờ deadline đến gần rồi chạy đua, nhưng từ khi áp dụng quy tắc 4D, mình cảm thấy việc quản lý công việc dễ thở hơn rất nhiều."

Kiều Hoàng Mạnh Khang - Sinh viên K18 Công nghệ thông tin, Trường Đại học FPT phân hiệu Cần Thơ

Ứng dụng công nghệ vào quản lý deadline
Trong thời đại số, khối lượng công việc ngày càng nhiều và phức tạp, việc quản lý deadline thủ công có thể gây ra nhiều sai sót như quên nhiệm vụ, chậm tiến độ hoặc mất kiểm soát lịch trình. Nhiều sinh viên trường F chia sẻ rằng việc dùng các công cụ như Notion, Trello, Google Calendar giúp học tập trở nên hiệu quả hơn. Trong đó: 

• Notion: Ghi chép, lập danh sách deadline theo từng tuần/tháng.
• Trello: Phân chia công việc theo các cột To-do, Doing, Done.
• Google Calendar: Lên lịch nhắc nhở deadline và bài tập quan trọng.

Kỹ thuật Pomodoro - chỉ 25 phút cho mỗi deadline

Kỹ thuật Pomodoro là phương pháp quản lý thời gian giúp bạn tập trung cao độ bằng cách làm việc trong chu kỳ 25 phút (gọi là một Pomodoro), sau đó nghỉ ngắn từ 5 phút. Cứ sau 4 Pomodoro, bạn sẽ nghỉ dài hơn (15-30 phút).

Châu Lam Linh (sinh viên K18 Ngôn ngữ Anh, Trường ĐH FPT campus Cần Thơ) chạy deadline không còn là "nỗi ám ảnh" nhờ kỹ thuật Pomodoro. "Dù deadline có dí thì mình vẫn giữ được tâm lý thoải mái, không bị quá tải." Linh chấm điểm cho Pomodoro 10/10 vì tác dụng quá đỉnh!

Sinh viên Châu Lam Linh - K18 ngành Ngôn ngữ Anh, Trường Đại học FPT phân hiệu Cần Thơ

Nghỉ ngơi đúng cách, deadline tự không "dí"
Nhiều người nghĩ rằng chạy deadline đồng nghĩa với việc làm việc liên tục không nghỉ, nhưng thực tế, nghỉ ngơi hợp lý giúp bạn duy trì năng suất và tránh kiệt sức. Dành thời gian thư giãn bằng cách nghe nhạc, tập thể dục, hoặc đi dã ngoại giúp bộ não tỉnh táo hơn, làm việc hiệu quả hơn.

Deadline không phải là kẻ thù, mà là bạn đồng hành nếu chúng ta biết quản lý thông minh. Hãy bắt đầu lắp kế hoạch, tận dụng công nghệ và duy trì thói quen làm việc khoa học ngay hôm nay.

Huỳnh Như